Inleiding

Kinderopvang Buitengewoon respecteert uw privacy. Wij waarderen het vertrouwen dat u in ons stelt en informeren u graag over de veiligheid en privacy van uw persoonlijke gegevens. De informatie over u die wij verwerken, wordt met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.

Met dit privacystatement maken wij u duidelijk waarom wij bepaalde informatie verzamelen, hoe wij uw privacy beschermen, welke rechten u heeft en onder welke voorwaarden wij de informatie aan u of anderen verstrekken.

Wet- en regelgeving

Wij volgen de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG). Dit is de Europese verordening die geldt voor alle lidstaten van de Europese Unie. De AVG is op 25 mei 2018 van kracht geworden en volgt daarmee de Wet bescherming persoonsgegevens op. De AVG stelt eisen aan het gebruik van informatie die tot natuurlijke personen herleidbaar is.

Waarom verzamelen wij informatie?

Als u d.m.v. het inschrijfformulier op onze website een kindplaats aanvraagt, vragen wij u om persoonsgegevens. Wij gebruiken de door u verstrekte gegevens om:

• uw aanvraag af te handelen
• een contract voor plaatsing met u af te sluiten
• u de facturen te kunnen sturen en de automatische incasso te kunnen uitvoeren
• uw kind de best mogelijke zorg te kunnen verlenen
• aan onze verplichtingen te kunnen voldoen die de Wet ons oplegt: zoals bijvoorbeeld het mogelijk maken van het volgen van de ontwikkeling van een kind mogelijk maken door een overdracht naar de basisschool of andere BSO. (altijd met uw toestemming)

Doeleinden van verzamelen persoonsgegevens

Wij verzamelen ouder-kind-noodgegevens: deze vult u zelf in. Het betreft ANW gegevens, allergieën, dagritmes, kortom zaken waar wij als opvang rekening mee moeten houden om een kind optimaal te begeleiden. We zullen persoonsgegevens niet anders gebruiken dan hieronder benoemd. Wij hebben een adequate beveiliging toegepast om persoonsgegevens veilig te stellen.
De afspraken betreffen het verwerken van persoonsgegevens:

• voor de totstandkoming van de plaatsingsovereenkomst
• voor de facturatie
• voor het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen waaronder het doorgeven van uw persoons- en contractgegevens aan de belastingdienst
• voor het opsporen van (toeslag) fraude. Hierbij kan worden gedacht aan het doorgeven van persoonsgegevens aan de FIOD
• informatieoverdracht tussen kinderdagopvang en basisschool is het bijdragen aan de kwaliteit van de doorlopende ontwikkellijn van kinderen
• om de website te analyseren, onderhouden, beveiligen en optimaliseren

De persoonsgegevens die wij van u verzamelen en verwerken worden niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor het is verzameld en verwerkt. Of zo lang als nodig is aan verplichte informatie voortkomend uit wettelijke bepalingen.

Beveiliging

De bescherming van uw privacy is belangrijk voor u en voor ons. Daarom zijn onze systemen en programma’s adequaat beveiligd. Voor de online kind administratie gebruiken we KOVNET hiermee hebben we een bewerkers- of verwerkersovereenkomst gesloten. Wij hebben beheersprocedures om die informatie nauwkeurig, actueel en compleet te houden en om onbevoegden binnen en buiten onze organisatie geen toegang te verlenen tot uw persoonsgegevens. Dit privacystatement is van toepassing op onze webpagina’s. Dit privacystatement is niet van toepassing op internetsites van derden die door middel van links met deze internetsite zijn verbonden.

Bij het accepteren van de algemene leveringsvoorwaarden stemt u in met het gebruik van de gegevens voor bijvoorbeeld de noodgevallen.

Gedurende de tijd dat uw kind gebruik maakt van onze opvang worden verslagen van observaties en oudergesprekken ondertekend door u, de ouder/verzorger en bewaard in het archief. Via de mail wordt nooit de volledige naam van u of uw kind gebruikt, maar initialen.

Via KOVNET worden de financiële gegevens opgeslagen die ingevoerd zijn door u als ouder/verzorger. Op verzoek kan er een KOIbestand gemaakt worden voor de belastingdienst. Eén keer per maand wordt er een SEPA bestand gemaakt voor de bank. U hebt hiervoor akkoord gegeven middels een (digitale) handtekening, net zoals voor het contract.

Na schriftelijke toestemming van u, als ouder/verzorger, mag er overdracht en overleg plaatsvinden met basisscholen en, indien nodig, andere instanties.

Wij hanteren een formeel vastgelegd proces voor het afhandelen van beveiligingsincidenten, zoals datalekken en het ‘kwijt raken van persoonsgegevens’.

Rechten omtrent Uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Persoonsgegevens die vanwege wettelijke verplichtingen worden gevraagd kunnen niet worden verwijderd.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Verwerkingsregister persoonsgegevens

Omdat wij verantwoordingsplicht hebben houden we een ‘verwerkingsregister persoonsgegevens’ bij zodat we kunnen aantonen dat we aan de belangrijkste beginselen van verwerking voldoen, zoals rechtmatigheid en doelbinding. Ook kunnen we laten zien welke maatregelen we hebben genomen om de gegevens te beveiligen.

Aan wie worden uw gegevens verstrekt?

Wij verstrekken geen gegevens aan derden, tenzij dit op grond van de Wet is toegestaan en noodzakelijk is. Denk aan belastingdienst, gemeente of dagvaardingen en gerechtelijke bevelen en handelingen om fraude op te sporen.

Bij de overdracht naar een basisschool: er worden niet meer gegevens overgedragen dan noodzakelijk is voor een goede doorlopende ontwikkellijn. Alleen als de basisschool de informatie ook daadwerkelijk gebruikt, is deze noodzakelijk. Argumenten dat informatie ‘handig’ is om te hebben of ‘voor de zekerheid’ is, zijn niet voldoende. Bovendien hebben kinderen (en hun ouders) het recht om op de basisschool met een schone lei te beginnen. Informatie die niet actueel (meer) is en niet relevant voor de basisschool, mag niet worden overgedragen.

U heeft zelf ook recht van inzage van uw gegevens. Indien u een schriftelijk verzoek indient tot inzage van al uw gegevens, worden deze pas verstrekt als er voldoende zekerheid is dat u bent wie u zegt dat u bent. U kunt uw gegevens ook inzien middels het ouderportaal.

U heeft recht tot rectificatie indien u ziet dat uw gegevens onjuist zijn verwerkt.
U heeft recht op gegevens-wissing indien de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt mits er geen wettelijke verplichting bij ons ligt om de gegevens te behouden.

Gebruik van het ouderportaal

Bij het uitwisselen van persoonsgegevens (via het ouderportaal of via onze website) ziet u een klein symbool van een sleutel of een slot (afhankelijk van de gebruikte browser). Dit betekent dat er verbinding is met een beveiligde server. Uw privacy wordt ook beschermd door het versleutelen van gegevensuitwisseling. U kunt dit controleren door op het symbool te klikken. U krijgt dan een melding over het beveiligingscertificaat en een bevestiging dat de gegevens versleuteld zijn.

Vragen

Wij vinden het vanzelfsprekend dat wij u duidelijk en compleet informeren over uw privacy. Heeft u vragen over dit privacystatement of over de manier waarop wij omgaan met uw gegevens, dan kunt u ons uw vraag stellen via het e-mailadres: info@kinderopvangbuitengewoon.nl

Klachten

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan geldt onze klachtenprocedure.